Varsling, rutiner og ansvar

16 september 2022

Der det er blitt begått overgrep, lovbrudd og alvorlige krenkelser må den skyldige stilles til ansvar. Det må sanksjoneres - alt annet gir feil signaler og kan lede til at varsler selv stigmatiseres, fryses ut og i verste fall mister jobben.

I mange av sakene vi leser om i media er manglende reaksjoner og at varsler selv rammes eller henges ut internt en gjenganger. Alt i et forsøk på melde fra og bli hørt. Lovgivere, bedriftsledere, fagforeninger og intresseorganisasjoner er alle enige om at tilbakemeldinger med formål om forbedring er viktig. Det å si i fra er viktig. Hvorfor går det da så ofte galt?

De fleste av oss melder bekymringer hver dag. Heldigvis er de aller fleste grunnløse. Du kan være bekymret for at barnet ditt ikke bruke sykkelhjelm og du forklarer om skadepotensialet i håp om at det skal ha lærende effekt.
På de fleste arbeidsplasser er håndteringen av bekymringer svært vanlig og forsøkt satt i system. En bekymring kan inneholde et etisk dilemma og forholdsmessighet og faglige vurderinger må ofte gjøres under tidspress. Den bekymrede kan sitte på begrenset, men alvorlig informasjon og tidsaspektet kan være kritisk for å forebygge en hendelse eller skade. Her er det enkelt å bruke leger som eksempler.

Når det skrives avviksmeldinger, varsler eller når noen sier i fra skal det ikke være slik at personen risikerer å bli uglesett, kritisert eller latterliggjort dersom avviket viser seg å være mindre alvorlig. Kulturen må være slik at det er rom for å si i fra og at en varsler tør å fortsette å påpeke sine bekymringer. Kun på den måten vil de virkelige alvorlige hendelsene avdekkes og forhindres. Min erfaring tilsier at mange virksomheter har for dårlig «mottakerapparat». Ofte havner de som våger å melde fra i konflikt med ledelsen. Det finnes nok av eksempler på dette fra både forsvaret, sykehus, kommuner og næringsliv.
Det er lett å påstå at svært mye kan forebygges med gjennomtenkte og gode systemer, men vel så viktig er det at fastsatte rutiner følges og vernet mot gjengjeldelse holdes i hevd. Avgjørende er det at virksomheten har en solid og tilgjengelig prosedyre for ekspeditt håndtering og kvalitetssikret avklaring av varslet. Dette for å forhindre uryddige prosesser som ofte ender med uønskede konflikter og krenkede parter. Mange virksomheter mangler både systemer, rutiner og intern takhøyde for å kunne løse slike saker på best mulig måte.

Med eksempel i egne saker som omhandler bekymringsmeldinger, ser det ut som arbeidsgiver og ledelse raskt skyter postbudet eller den bekymrede ansatte/legen/offiseren fremfor å håndtere saken forvaltningsmessig korrekt.

I en nylig sak i Sirdal kommune, der en fastlege hadde sendt en bekymringsmelding som viste seg å kunne være feil, mistet avsender helt uriktig tillitt innad i kommunen – noe som igjen førte til en unødvendig konflikt mellom legen og ledelsen. Kommunen burde ha spurt seg: Hva om neste bekymring er korrekt, vil legen da våge å varsle? Og hvis ikke, hvilke konsekvenser vil dette kunne medføre. Mottaker av bekymringsmeldingen, altså arbeidsgiver, må ha et solid system for håndtering av de meldinger legene melder inn. Det er kommunen og deres systemer som skal sikre både varsler og de berørte en forsvarlig håndtering av bekymringsmeldingen. Når en bekymringsmelder varsler gir hen fra seg ansvaret for videre håndtering av bekymringen til overordnet instans i virksomheten. Hvis virksomheten har gode systemer for mottak av varsler, og etterlever disse, vil de aller fleste saker raskt kunne belyses. De resterende brikkene som kreves for en helhetlig forståelse skal deretter fremskaffes av den ansvarlige virksomheten som skal danne grunnlaget for et eventuelt tiltak eller vedtak.

I en virksomhet med en god kultur og fungerende systemer for både varsling og mottak av disse skal det være mer alvorlig å ikke varsle, enn å varsle. Frykten for å varsle «feil» skal ikke være tilstede. Det er varslernes egen oppfatning av forholdsmessigheten i en situasjon som må ligge til grunn for en bekymringsmelding.
Ved mangelfull håndtering av en bekymring er det virksomheten som har ansvaret, ikke melder. Det er virksomhetens ansvar å reagere med adekvate virkemidler når det meldes om avvik. Mottakersiden er forpliktet til å forebygge alvorlige hendelser og skader gjennom å sørge for et fungerende mottakerapparat der gode fastsatte rutiner faktisk følges og varsler tas på alvor.

Aktuelt

Partner Arve Due Lund

Arve Due Lund

Partner | Advokat | MNA
+47 905 03 086
adl@svco.no